SAP biedt twee oplossingen voor Self-Service Procurement: SAP SRM UI (User Interface Add-on) en Ariba’s APC (Ariba Procurement Content). Samen met een collega (bij een andere klant) werk ik sinds begin dit jaar met Ariba en daarnaast heeft Compera de SRM UI Add-on bij een klant en op onze demo-omgeving geïmplementeerd. Terwijl de belangrijkste kenmerken van beide applicaties min of meer hetzelfde zijn, zijn er nog heel wat verschillen waar men rekening mee moet houden vanuit het oogpunt van een eindgebruiker. Denk er aan dat Ariba’s APC sterk gericht is op catalogusinkopen, terwijl de SRM UI is gericht op Self-Service Procurement. SRM UI biedt het grootste deel van de catalogusfuncties die u van een catalogustool zou verwachten plus meer. In dit blog geef ik mijn kijk op de naar mijn mening belangrijkste verschillen tussen de twee applicaties.
1. Look & Feel – hoe ziet het er uit?
Beide interfaces zijn uiteraard op maat gemaakt voor het gebruik via internet. De UI interface is iets meer modern omdat het is gebaseerd op HTML5 dat ook geschikt is voor mobiele toestellen. Als men mobiele technologie gebruikt, zal dit meer worden afgestemd op de desktopversie. Toch voelen beide interfaces heel intuïtief, waarbij APC meer focust op het webwinkelen. Het voelt gewoon alsof je in een externe webshop bent, terwijl de SRM UI meer als een interne bedrijfswebshop aanvoelt.
2. Hoe kom je er?
De SRM UI omgeving kan worden bereikt via het SRM gebruikersmenu of direct via een link naar het web. Dit laatste is natuurlijk een zeer handige functie waardoor men direct kan beginnen met winkelen vanuit de desktop of mobiele apparaat. Ariba’s APC is een catalogusplatform zodat men altijd via een link moet gaan naar het systeem en vanuit daar een uitstap maakt naar APC.
3. Zoekmogelijkheden
Beide interfaces gebruiken een enkel zoekveld als de basis voor een zoekopdracht. Wildcards zijn niet meer nodig. Naast dit veld is er altijd een lijst van productcategorieën waar men uit kan kiezen. APC biedt ook een zoekmogelijkheid om door leveranciers te browsen.
4. Favorieten
Een lijst met favorieten is in beide applicaties gemakkelijk te onderhouden. APC biedt op dit vlak wat extra door de opties om favorieten te groeperen en hetzelfde product aan meerdere favoriete groepen te kunnen toevoegen.
5. Punch-out catalogi
Zowel SRM UI als APC ondersteunen punch-out catalogi.
6. Cross catalog search – zoeken over catalogi heen
SRM UI ondersteunt cross-catalogus zoeken via OCI 5.0. Dit betekent dat men geen extra uitstapjes hoeft te maken naar de externe webshops van een leveranciers, maar dat men alles wat in diverse catalogi zit kan zoeken en selecteren op het centrale scherm van de SRM UI interface. Dit is erg gebruiksvriendelijk. Het is te verwachten dat Ariba deze belangrijke functie in toekomstige versies ook zal hebben. De vraag is alleen wanneer.
7. Leveranciers / catalogi
In Ariba’s APC kan men direct de leverancier kiezen en zoeken binnen zijn producten. In SRM UI start men met het zoeken naar een product of selecteren van een categorie, daarna kan men inzoemen op verschillende criteria waaronder leverancier (facet search). Aan de andere kant kan men gemakkelijk catalogi groeperen en zoeken binnen een specifieke catalogus in SRM UI. Als je normaal gesproken 1 catalogus hebt per leverancier, dan zijn deze functies vergelijkbaar maar ietsje anders.
8. Inkopen namens – shop on behalf
Een opvallend kenmerk dat de SRM UI ondersteunt op basis van SAP SRM standaardfunctionaliteit, is inkopen namens andere aanvragers. Ariba’s APC zelf ondersteunt dit niet. Het is echter mogelijk om te bestellen voor anderen., wanneer men deze functie eerder in het inkoopproces en –systeem heeft geïmplementeerd voordat men het uitstapje maakt naar APC.
9. Vrije tekstaanvragen
Vrije tekst artikelen (“Kan niet vinden?” in SRM UI en “Niet-catalogus-item” in Ariba’s APC) worden ondersteund. Het belangrijkste verschil is dat je in standaard SRM UI een vrije tekstitem kunt bestellen als een service. In APC kan dit niet.
10. Winkelwagensjablonen
Beide oplossingen bieden de optie om winkelwagens op te slaan en vervolgens deze items te kunnen kopiëren om zo snel te kunnen bestellen. In APC gaat dit via Opgeslagen winkelwagens, in SRM UI gaat het via Mijn winkelwagens. In SRM UI is er ook de mogelijkheid om via centraal gecreëerde winkelwagensjablonen (vanuit de inkoperrol) te werken. Voor deze centrale sjablonen is in de SRM UI een apart tabblad beschikbaar.
11. Default waarden
In de SRM UI kan men heel veel gegevens als default instellen vanuit SAP SRM, zoals goederenontvanger, productcategorie, vestiging, bedrijfsnummer, magazijn, rekeningsturing, afleveradres en interne notitie. Omdat Ariba’s APC strikt genomen een catalogustool is zijn deze functies hier niet beschikbaar maar moeten worden onderhouden in het backend systeem.
12. Overigen
Enkele leuke functies die alleen in de SRM UI Add-on zitten: Geef waardering en reviews voor producten, bevestig de goederenontvangst, overzichten van bestelde winkelwagens, aanpasbare menus.
Enkele leuke functies die alleen in Ariba’s APC zitten: Onlangs bekeken leveranciers, recent bekeken producten, categorieën met de meeste items.
Op de keper beschouwd is het duidelijk dat beide producten een zeer geschikte oplossing bieden voor catalogusinkopen. Naast de verschillen in architectuur en on-premise- versus cloudstrategie is het vooral een kwestie van smaak (look & feel) en natuurlijk de vraag of de oplossing past bij uw specifieke inkoopprocessen.
Maar wat ook heel duidelijk is, is dat SRM UI een gerichte uitbreiding is van SAP SRM en een volledig geïntegreerde oplossing binnen uw SAP landschap. Ariba’s APC is een cloud catalogus oplossing met een prima user interface, hoewel het nog steeds zijn eigen integratie-issues heeft met SAP. En men moet nog altijd een uitstapje naar APC maken vanuit het eigen ERP-of inkoopsysteem als men niet de Ariba-suite gebruikt.