Sinds SAP naar de Ariba cloud is gegaan heeft u ongetwijfeld gehoord dat Ariba Contract Management (ACM) de vervanger is van SAP Contract Lifecycle Management (CLM). Deze blog zal u een beter inzicht in wat je van Ariba CM kunnen verwachten, door u de belangrijkste bouwstenen en de kenmerken van het product te geven.
Contract dashboard
ACM levert een uitgebreid dashboard dat kan worden afgestemd op uw wensen en dat alle inzichten biedt die nodig zijn. Het is de perfecte uitvalsbasis voor alle contract gerelateerde activiteiten. Het Dashboard biedt grafische KPI rapportages, directe links naar de meest voorkomende acties, een to-do lijst, recent bekeken documenten, vervaldatum waarschuwingen, etc … En dat alles met een eenvoudige ‘doorklik’ navigatie om dieper op de details in te zoomen.
Contract workspace
Elk contract, zowel nieuw als een verlenging, wordt gezien als een project. Dit betekent dat het ook moet worden beheerd als een project. De Workspace omvat alle projectactiviteiten en leidt u door het proces. Uitgaande van een vooraf gedefinieerd workspace-sjabloon, zijn eenvoudig raamcontractdetails toe te voegen, zijn het team en de rollen te bepalen die aan het contract zullen werken, is een taaklijst op te zetten en kunnen de benodigde documenten in Microsoft Word worden gegenereerd en beheerd.
Het hele proces wordt ondersteund met documentmanagement-, workflow-, communicatiefunctionaliteiten, en uitgebreide functies voor samenwerking voor iedereen die werkzaam is in de contractworkspace.
Collaboration
De sleutel voor een goede communicatie tussen alle betrokken partijen is een goede omgeving voor samenwerking. Zodra met een leverancier is overeengekomen om een contract uit te onderhandelen, kan de leverancier een specifieke view/rol in de contract workspace worden geboden. Daar kan de leverancier gemakkelijk documenten en contractinformatie toe voegen en direct met u (de inkopende partij) communiceren. De leverancier zal een belangrijke rol hebben in het contractmanagementproces en de samenwerking binnen de workspace zorgt ervoor dat u in control blijft.
Het automatisch publiceren van contracten naar de catalogus
Zodra het proces van het creëren van een contract is voltooid, is het van belang om ervoor te zorgen dat het contract maximaal kan worden benut. Dit is de transitie van de contractuele “promised savings” naar de operationele “actual savings”. Dit kan door eenvoudigweg het onderhandelde contract te publiceren naar de Ariba Procurement Content (APC) catalogus, waardoor de inhoud beschikbaar wordt in het P2P – catalog buying proces binnen de organisatie. U kunt nu direct shoppen uit de catalogus gekoppeld aan het contract, of gewoon door het contract scrollen en vanuit daar inkopen. Wat u het gemakkelijkst vindt.
Tot zover deel 1 van mijn ACM blog. De volgende keer ga ik dieper in op op de contract workspace en hybride scenario’s met Ariba Contract Management.