SAP Ariba heeft een aantal verbeteringen doorgevoerd met betrekking tot het wijzigen en annuleren van bestellingen door leveranciers. Aan van de hand van dit blog wil ik u graag kennis laten maken met twee van deze verbeteringen.

  • Voorkomen van het afwijzen of annuleren van bestellingen door de leverancier.
  • Voorkomen van het afwijzen van reeds gefactureerde bestellingen

Voorkom onverwachte annuleringen van bestellingen door de leverancier.

Binnen sommige bedrijfstakken is het van belang dat bestellingen op het juiste tijdstip op de juiste plaats geleverd worden, denk hierbij aan voedingsmiddelen. Er moet ten alle tijden worden voorkomen dat een levering vertraging oploopt door bijvoorbeeld het wijzigen/annuleren van een bestelling door de leverancier. Juist daarom is een inkoper gebaat bij direct contact met de leverancier wanneer een bestelling gewijzigd of geannuleerd wordt. Sinds Q1 2017 biedt SAP Ariba de mogelijkheid om als inkoper af te dwingen dat een leverancier een bestelling niet meer kan wijzigen of annuleren zonder dat er eerst bijvoorbeeld telefonisch contact is geweest. Zo wordt voorkomen dat een inkoper niet op de hoogte is van een eventuele wijziging/annulering vanuit de kant van de leverancier. Door deze vorm van directe communicatie bent u als inkoper in staat om tijdig actie te ondernemen wanneer de bestelling door deze specifieke leverancier niet (volledig) geleverd kan worden.

In bovenstaande afbeelding ziet u dat op het moment dat een leverancier de bestelling wilt afwijzen, er een melding wordt getoond dat de inkoper heeft afgedwongen dat een bestelling niet afgewezen kan worden vanuit de kant van de leverancier.

Voorkomen van het afwijzen van reeds gefactureerde bestellingen.

Momenteel is het in SAP Ariba voor leveranciers mogelijk om reeds gefactureerde line items af te wijzen. Dit kan bijvoorbeeld wanneer een factuur al verstuurd is maar er nog geen levering is gedaan door de leverancier. Sinds Q1 2017 kan de inkoper aangeven dat bestellingen die reeds gefactureerd zijn niet meer kunnen worden afgewezen door de leverancier.

De inkoper heeft daarbij twee mogelijkheden:

  • Line items gedeeltelijk afwijzen; in dit geval is het voor de leverancier alleen mogelijk om op item niveau een aantal af te wijzen dat minder of gelijk is aan het verschil tussen de bestelde hoeveelheid en de reeds gefactureerde hoeveelheid.
  • Line items volledig afwijzen; in dit geval kan een leverancier een line item niet meer afwijzen nadat er minimaal 1 keer gefactureerd is.

Voorbeeld 1:

In dit voorbeeld wordt geprobeerd om 40 artikelen te annuleren. Er zijn reeds 50 artikelen gefactureerd. De error dat dit aantal niet meer te annuleren is, zal worden getoond.

Voorbeeld 2:

In dit voorbeeld wordt geprobeerd om alle items annuleren. Er zijn reeds 50 artikelen gefactureerd. De error dat een deels of compleet gefactureerde line items niet geannuleerd kan worden, zal worden getoond.

Voor service bestellingen geldt een soortgelijke mogelijkheid als voor artikelen. Zodra er bij een service bestelling op een of meerdere items reeds een factuur geboekt is, is het niet meer mogelijk om op header niveau de bestelling af te wijzen. Tevens is het op item niveau niet mogelijk om een groter aantal af te wijzen dan dat er reeds is gefactureerd.

U ziet dat door deze twee verbeteringen vanuit SAP Ariba u als inkoper meer controle krijgt over het gehele P2P proces van uw artikelen en services.

Wilt u meer weten over de implementatie van deze nieuwe opties binnen SAP Ariba, neem dan gerust contact op met Compera.