Herkent u deze uitzonderingen tijdens het verwerken van crediteurenfacturen met SAP Invoice Management van OpenText (VIM)?
- Ontbrekende goederenontvangst voor SRM-gerelateerde bestellingen;
- Hoeveelheidsafwijking in factuur voor SRM-gerelateerde bestellingen, waarvoor bevestiging in het SRM-systeem is vereist;
- Prijsverschillen in factuur voor SRM-gerelateerde bestellingen, waarvoor wijzigingen in de bestelling in het SRM-systeem zijn vereist.
In veel gevallen moet u aanvullende informatie ophalen bij de inkoper en/of aanvrager, die daar vervolgens actie op moet nemen. Dit is een tijdrovend proces.
Zoals u misschien weet maakt VIM gebruik van verschillende procesopties. Eén van deze procesopties is de communicatie met een SAP SRM systeem. Er kunnen automatische e-mails worden verstuurd naar de inkoper en/of aanvrager tijdens het verwerken van een factuur. Dit kan voor elk van de eerdergenoemde uitzonderingen. Dit zal de communicatietijd tussen de crediteurenadministratie en de inkoper en/of aanvrager aanzienlijk verminderen.
Omdat de doorlooptijd van facturen met uitzonderingen verkort kan worden, kan de integratie de volgende voordelen opleveren:
- Minder kosten (doorberekende incasso,- en aanmaningskorting), omdat facturen minder snel te laat worden betaald;
- De betalingstermijnen worden gehaald;
- Betalingskortingen kunnen worden afgetrokken, dan wel worden geïncasseerd;
- Meer facturen die in 1 keer verwerkt kunnen worden, wat leidt tot betere efficiency voor de crediteurenadministratie.
Per uitzonderingsscenario wordt het SRM classic of extended classic scenario ondersteund.
Het scenario van de ontbrekende goederenontvangst is uitgelegd in onderstaande OpenText swimming lane:
Het SRM gerelateerde workitem kan benaderd worden via het VIM Document Processing dashboard, vanwaar een e-mail via een procesoptie naar de aanvrager kan worden verstuurd. De procesoptie in het Document Processing dashboard:
Het is gemakkelijk om uw eigen versie van deze e-mail te maken. Naast de titel van de e-mail, kunt u ook de inhoud van de (HTML) e-mail customizen gebaseerd op het business object type en de object key, inclusief een bijlage die een kopie bevat van de bijvoorbeeld gescande factuur en een directe link naar uw SRM systeem.