Vanuit mijn achtergrond als financieel business consultant, heb ik in het verleden diverse functies op de crediteurenadministratie bij verschillende klanten bekleed. Ook sinds ik werkzaam ben als SAP Ariba Procurement Consultant bij Compera, blijven de ontwikkelingen van SAP en Ariba voor deze afdeling en stap in het Procure-to-Pay proces mij interesseren. Ik ben namelijk van mening dat het afhandelen van facturen zich bij uitstek leent voor automatisering. Gebruikersvriendelijkheid en heldere informatievoorziening is hierbij een belangrijk aspect, niet alleen in het goedkeuringsproces, maar ook bij de handmatige verwerking wanneer facturen door wat voor reden uitvallen.
In de Q1 Release van SAP Ariba Procure-to-Pay zijn weer interessante, en vooral gebruikersvriendelijke functies bijgekomen, waaronder:
- Optimalisatie van goedkeur e-mails en/of notificaties door middel van verbeterde templates;
- Optimalisatie van handmatige factuurmatching voor facturen met order en contract items.
Optimalisatie van goedkeur e-mails en/of notificaties door middel van verbeterde templates
Wanneer u goedkeur e-mails en/of notificaties ontvangt, is het niet altijd mogelijk om op basis van de gegevens in de e-mail uw goedkeuring te verlenen. U vraagt zich regelmatig af wat u moet goedkeuren en misschien ook wel waar en hoe u moet goedkeuren. Daarnaast rijst ook nog meestal de vraag over welke type document hebben we het. Gaat het om een factuur of om een aanvraag tot bestellen? Vaak dient u alsnog in te loggen op het systeem om de aanvullende informatie op te halen en dat is inefficiënt en vertraagd eveneens de doorlooptijd van het factuurverwerkingsproces.
In het eerste kwartaal van vorig jaar kon u al gebruik maken van nieuwe HTML-email templates. In Q1 krijgt u daar nieuwe en verbeterde templates bij. Hieronder ziet u een voorbeeld van een nieuwe template die u kunt gebruiken wanneer een factuur nog niet is goedgekeurd. Deze escalatie e-mail kan ervoor zorgen dat er geen vertraging in het proces optreedt en de betalingstermijn van een factuur kan worden gehaald.
Zoals u ziet is er niet alleen aanvullende informatie beschikbaar, maar wordt deze ook op een logische manier weergegeven in de e-mail. Dit is configureerbaar, evenals het opnemen van uw bedrijfslogo. Hiermee wordt de e-mail ook in lijn gebracht met de nieuwe look & feel van SAP Ariba.
Optimalisatie van handmatige factuurmatching voor facturen met order en contract items
Wanneer u PO-facturen ontvangt, waarvoor alsnog een match gemaakt moet worden met bestelregels uit een bestelling dan vereist dit een handmatige verwerking van de crediteurenadministratie. Maar zo’n factuur kan uit tientallen of honderden regels bestaan. Het handmatig matchen van de bestelregels met de factuur is dan ook vaak een tijdrovende klus, omdat er veel handelingen verricht moeten worden.
In de nieuwe Q1 release wordt dit proces vereenvoudigd. De crediteurenadministratie kan nu met een paar simpele handelingen factuurregels matchen met de bestelregels, al dan niet gegroepeerd. Door het aantal clicks te verminderen en binnen dezelfde pagina te blijven tijdens het matching proces, kan er een significante tijdsbesparing worden gerealiseerd die eveneens gepaard gaan met een verbetering van de gebruikersvriendelijkheid, want gebruikers kunnen bijvoorbeeld ook switchen tussen “Matched” en “Unmatched” items. Dit kan vooral handig zijn bij de verwerking van facturen met veel posities.
U ziet dat SAP Ariba een aantal verbeteringen beschikbaar heeft gesteld, die voor u misschien voor de hand liggend zijn. Dit soort verbeteringen wordt echter vaak onderschat en men realiseert zich onvoldoende wat de (verborgen) voordelen zijn van deze verbeteringen. Facturen worden sneller en tijdig verwerkt, wat niet alleen leidt tot een betere efficiency op de crediteurenadministratie. Zo worden ook de betalingstermijnen gehaald, waardoor betalingskortingen kunnen worden bedwongen en worden incasso-, en/of aanmaningskosten voorkomen, omdat facturen minder snel te laat betaald worden.
Maar er zijn nog meer verbeteringen doorgevoerd op dit gebied, zoals het bewerken van de bronbelastinggegevens van een factuur. Bent u geïnteresseerd wat deze en de besproken verbeteringen voor uw organisatie kunnen betekenen, neem dan contact op met Compera.