Ik heb het in mijn SAP carrière al verschillende keren meegemaakt en misschien herkent u het ook?: Soms vergeten we dat het implementeren of activeren van een kleine setting in een systeem kan resulteren in een wezenlijke verbetering van het proces. Er zijn diverse redenen te noemen waarom dergelijke functionaliteiten niet worden geïmplementeerd; tijd, geld of wellicht zijn ze simpelweg onbekend…
SAP Invoice Management by OpenText (VIM) en Invoice Capture Center (ICC) hebben functionaliteiten die uw factuurverwerkingsproces optimaliseren zonder noemenswaardige inspanning. Hieronder noem ik twee van deze in VIM 7.0 en ICC 7.0 beschikbare settings waardoor u meer uit uw proces en systeem kunt halen.
Return to vendor
Met de recente support pack 4 van VIM 7.0 wordt de Return To Vendor (RTV) functionaliteit geïntroduceerd. Deze functionaliteit maakt het mogelijk om de leverancier via email te informeren dat de factuur wordt geretourneerd en het beëindigt ook de Document Processing (DP) workflow. De email naar de leverancier wordt gegenereerd op basis van een template dat de VIM gebruiker selecteert. De email bevat de retourredenen en kan ook additionele opmerkingen bevatten en als attachment de scan van de factuur of andere scans. VIM gebruikers kunnen verschillende retourredenen selecteren die worden onderhouden in de VIM customizing.
Zodra de gebruiker de Return To Vendor optie selecteert in het DP dashboard, wordt een nieuw scherm geopend waar alle RTV gerelateerde informatie moet worden ingevoerd.
Als de RTV transactie correct wordt uitgevoerd, wordt de gegenereerde email via standaard SAP functionaliteit verzonden. Het DP document wordt “obsolete” gezet en de DP workflow wordt beëindigd. Retourredenen worden opgeslagen samen met de DP step opmerkingen.
En wat is nu precies de inspanning om deze RTV functionaliteit te implementeren?
- Configureren van SAPConnect en SMTP (standaardfunctionaliteit en in vaak al aanwezig);
- Inrichten van de nieuwe procesoptie 2026 Return To Vendor in de customizing en het onderhouden van deze optie voor de voor uw organisatie van toepassing zijnde procestypen en rollen;
- Onderhouden van retourredenen;
- Onderhouden van de e-mailtemplates via transactie SO10 (oud en vertrouwd…).
Het leveranciers e-mailadres dat wordt gebruikt komt standaard uit de leveranciersstam. Dit kan echter worden overschreven door een user exit / functiemodule die als een constante kan worden onderhouden in customizing.
Ik besef dat de RTV wellicht niet de meest fancy oplossing is, maar vanwege zijn flexibiliteit draagt het zeker bij aan een meer efficiënt factuurverwerkingsproces.
Stop attachment extractie
Soms worden facturen vergezeld door zeer grote attachments terwijl bekend is dat het gros van de facturen niet boven een bepaald aantal pagina’s uitkomt. In bepaalde applicaties kunnen hoge runtimes en problemen voorkomen met deze facturen en grote attachments als geen zogenaamde patch code sheet wordt gebruikt gedurende de extractie. Met deze patch code sheet (of separator sheet) wordt de karakterherkenning en data-extractie gestopt zodra het begin van een attachment wordt bepaald.
Ofschoon een dergelijke patch code sheet lastig toe te passen is met bijvoorbeeld digitaal ontvangen pdf facturen; Als u third party oplossingen zoals Kofax Express gebruikt dan kunt u deze separator sheet overslaan binnen het gecreëerde document. Maar het blijft een handmatige activiteit.
Met de introductie van Invoice Capture Center 7.0 is het echter mogelijk om deze onnodige hoge runtimes en problemen tijdens de herkenning automatisch te voorkomen. Deze automatische attachment detectie kan gemakkelijk worden geconfigureerd in de customizing van ICC door simpelweg de “stop attachment extraction” checkbox te activeren. ICC probeert dan te bepalen of de factuur eindigt bij de vorige pagina, waardoor de huidige pagina bij de attachment hoort. Als dat het geval is, dan stopt de ICC factuurverwerking voor de rest van de pagina’s.
Deze setting kan overigens ook worden gecombineerd met de optie na hoeveel pagina’s de karakterherkenning moet stoppen.
