Hoe werkt aanvragen bundelen?
Het idee achter aanvragen bundelen is dat aanvragen, na goedkeuring, niet direct worden omgezet in een bestelling. In plaats daarvan worden de verschillende aanvragen na goedkeuring geblokkeerd en niet omgezet in een bestelling. Dit gebeurt op basis van gekozen standaard variabele(n).
De beschikbare standaard variabelen zijn:
• purchasing unit
• commodity code
• bedrag
• contract (ja/nee)
• linetype
• valuta
• leverancier
Verder is het mogelijk om als organisatie maximaal 10 extra variabelen op basis van (custom) velden uit een aanvraag toe te voegen. Op deze manier is uw organisatie volledig vrij om te bepalen op basis waarvan een aanvraag in aanmerking komt voor bundeling.
Toewijzing aan inkopers
Nadat het systeem een aanvraag heeft geblokkeerd wordt deze toegewezen aan een van de inkopers. Ook het toewijzen van aanvragen aan een inkoper gaat op basis van standaard variabele(n):
- purchasing unit
- commodity code
- contract (ja/nee)
- linetype
- leverancier
Ook hier is het mogelijk om als organisatie maximaal 10 extra variabelen toe te voegen op basis van velden uit een aanvraag om te bepalen aan welke inkoper de aanvragen toegewezen moeten worden.
In het onderstaande screenshot is te zien dat de aanvragen die geblokkeerd worden, vervolgens zichtbaar worden in de zogenoemde Inkoop-Workbench. De inkoper kan vervolgens handmatig, per leverancier, de verschillende aanvragen bundelen en deze indienen.
In het screenshot hieronder is te zien dat de drie losse aanvragen nu gebundeld zijn in één gebundelde aanvraag.
Ook is het altijd mogelijk om op een later moment een extra aanvraag toe te voegen aan een bestaande reeds gebundelde aanvraag. Dit is te zien in onderstaand screenshot.
Automatisch bundelen
Wilt u het bundelen volledig automatiseren? Dat kan! Ariba biedt de mogelijkheid om de aanvragen automatisch te bundelen op basis van de volgende standaard variabele(n):
- afleveradres
- leveren aan
- leverancier
- leverancierslocatie
Ook hier is het wederom mogelijk om als organisatie maximaal 10 extra variabelen toe te voegen op basis van velden uit een aanvraag aan de automatisch bundelen optie.
Het automatisch bundelen kan worden gedaan op basis van:
- een vaste dag in de week
- een specifieke dag van de maand
- de laatste dag van de maand
Voor alle drie de opties is het mogelijk om aan te geven op welk tijdstip van de dag dit moet plaatsvinden. Uiteraard kunnen meerdere bundelmomenten per week of maand vastgesteld worden.
Belangrijke aandachtspunten
- Verwijderde aanvragen uit de Inkoop-Workbench krijgen de status geannuleerd en kunnen niet meer aangepast worden. De aanvrager zal een nieuwe aanvraag moeten indienen.
- Voor de gebundelde aanvragen is een (optionele)workflow van toepassing.
- Alleen aanvragen die voldoen aan de gestelde criteria kunnen gebundeld worden.
- De velden zoals bijvoorbeeld company code en afleveradres, van de aanvrager worden overgenomen in de gebundelde aanvraag.
- De maker van de gebundelde aanvraag wordt vastgelegd als aanvrager. De overige aanvragers zijn niet zichtbaar.
- Als de gebundelde aanvraag uit meerdere aanvragen bestaat van één aanvrager is het mogelijk om deze als aanvrager vast te leggen.
- Alleen de gebruiker die de gebundelde aanvraag heeft ingediend kan de goederenontvangst of service entry sheet maken.
- Voor de oorspronkelijke aanvragen hoeft geen goederenontvangst of service entry sheet gemaakt te worden.
Meer weten?
Bent u benieuwd hoe de functionaliteit van aanvragen bundelen uw inkoopproces kan optimaliseren en kosten besparen?
Neem dan contact op met Compera, wij helpen u graag verder.