Beter budgetbeheer in SAP Ariba? Ontdek de kracht van de Real-Time Budget Check
Maakt uw organisatie gebruik van SAP Ariba en zoekt u naar manieren om beter grip te houden op uw uitgaven? Dan is effectief budgetbeheer essentieel. Gelukkig biedt SAP meerdere mogelijkheden om budgetten te bewaken binnen Ariba – elk met hun eigen voor- en nadelen. Toch merken wij in de praktijk dat vooral de Real-Time Budget Check in combinatie met SAP S/4HANA uitblinkt in betrouwbaarheid, snelheid en gebruiksgemak.
Benieuwd welke optie het beste bij uw organisatie past? We zetten de drie belangrijkste mogelijkheden voor u op een rij.
Optie 1: Budgetbeheer binnen SAP Ariba
SAP Ariba biedt de mogelijkheid om budgetten rechtstreeks in het systeem te beheren. Deze budgetten kunnen worden gekoppeld aan kostenplaatsen, afdelingen of projecten, en dienen als referentie bij het aanmaken van een inkoopaanvraag. Ariba controleert vervolgens of het aangevraagde bedrag binnen het beschikbare budget valt.
Wanneer is dit geschikt?
Deze optie is vooral interessant voor organisaties zonder koppeling met een ERP-systeem, of voor organisaties met eenvoudige budgetstructuren. Denk aan situaties waarin het belangrijk is om snel te starten met budgetbewaking zonder complexe inrichting.
Belangrijk om te weten:
De budgetten staan los van uw financiële administratie. Dit betekent dat werkelijke uitgaven, verplichtingen of budgetwijzigingen in SAP S/4HANA niet automatisch worden meegenomen. De kans op afwijkingen tussen wat in Ariba beschikbaar lijkt en wat er daadwerkelijk beschikbaar is, blijft aanwezig.
Optie 2: Budgetten importeren vanuit SAP S/4HANA
Een stap verder is het periodiek importeren van budgetgegevens uit SAP S/4HANA naar Ariba. Denk aan maandelijkse of wekelijkse synchronisaties. Tijdens de aanvraag in Ariba wordt dan getoetst aan de laatst geïmporteerde budgetstand uit het financiële systeem.
Wanneer is dit een logische keuze?
Voor organisaties die al met SAP S/4HANA werken en hun budgetten daar beheren, maar nog niet toe zijn aan een volledige real-time integratie. Deze aanpak biedt een zekere mate van afstemming tussen Ariba en S/4, zonder dat er technische koppelingen nodig zijn.
Let op:
Omdat er geen directe live-koppeling is, werken gebruikers met verouderde gegevens. Tussen de synchronisaties door kunnen er in S/4HANA verplichtingen of uitgaven geboekt worden die in Ariba (nog) niet zichtbaar zijn. Dit kan leiden tot budgetoverschrijdingen of onnodige afkeuringen.
Optie 3: Real-Time Budget Check met SAP S/4HANA (aanbevolen)
De meest geavanceerde en betrouwbare oplossing is de Real-Time Budget Check, waarbij SAP Ariba bij het indienen van een aanvraag live verbinding maakt met SAP S/4HANA. Tijdens deze controle wordt op basis van de meest actuele gegevens bepaald of er voldoende budget beschikbaar is. De gebruiker ontvangt direct een terugkoppeling: akkoord of een duidelijke foutmelding.
Aanvraag met een budgetoverschrijding:
Aanvraag met een correcte accounting combinatie binnen budget:
Bij het indienen van de aanvraag maakt Ariba gebruik van een live integratie met S/4HANA, waarbij er direct geprobeerd wordt om een ATB (Aanvraag tot Bestelling) aan te maken. In het aanmaakproces wordt vervolgens niet alleen het budget gecontroleerd, maar ook alle boekhoudkundige gegevens zoals kostenplaats, grootboekrekening, interne order of WBS-element.
Wat is hier het voordeel van?
Als een gebruiker een foutieve of ongeldige accountingcombinatie gebruikt, krijgt deze direct een foutmelding en mag de ATB niet worden aangemaakt. Dit voorkomt dat foutieve aanvragen aangemaakt kunnen worden, wat de kwaliteit van de inkoopaanvragen sterk verbetert en de druk op de financiële administratie verlaagt.
Voordelen op een rij:
- Altijd actuele gegevens: realtime controle op budget én verplichtingen
- Betere datakwaliteit: validatie van accountingcombinaties via de ATB
- Minder herstel achteraf: fouten worden direct opgevangen
- Snellere goedkeuringen: geen verrassingen in latere stappen van het proces
- Naadloze samenwerking tussen finance en procurement
Welke optie past bij uw organisatie?
Elke situatie is anders. Voor kleinere organisaties of voor een eerste stap richting budgetbewaking kan lokaal budgetbeheer of een import uit S/4HANA een prima oplossing zijn. Maar voor organisaties die streven naar betrouwbaarheid, procesoptimalisatie en maximale controle over hun uitgaven, is de Real-Time Budget Check zonder twijfel de meest toekomstbestendige keuze.
Wilt u weten hoe deze functionaliteit er in de praktijk uitziet? Of welke stappen nodig zijn om dit succesvol te implementeren binnen uw eigen SAP-omgeving?
Neem dan contact op met Compera.
Onze consultants denken graag met u mee over een oplossing die aansluit bij uw organisatie – en die écht werkt.