Procurement speelt een belangrijke rol in het uiteindelijke resultaat – en daarmee ook succes – van een organisatie. De aandacht voor procesverbeteringen en professionalisering binnen Procurement is in de afgelopen jaren sterk toegenomen. In deze blog staan we hierbij stil, want over welke processen hebben we het en wat is hun effect op het organisatiesucces?
Als we kijken naar het proces van Source to Pay maken we een splitsing tussen strategische inkoop, ofwel Source-to-Contract en operationele inkoop, ofwel Procure-to-Pay – respectievelijk ook wel Source en Buy genoemd. Dit maakt het overzichtelijk. Als we dan inzoomen op de verschillende processen die onderdeel uitmaken van de Source of Buy kant, merken we al snel hoeveel facetten we raken. Dit verklaart tevens waarom Procurement een belangrijke rol speelt in het succes van een organisatie alsmede van diens relaties in de supply chain. Procurement gaat veel verder dan enkel Cost Savings. Laten we eerst kijken naar Source-to-Contract.
Bij Source-to-Contract hebben we te maken met een aantal processen. In de basis gaat het om het vinden van de juiste leveranciers en het afsluiten van gecontroleerde contracten bij ‘preferred suppliers’. Specifiek gaat het om het volgende:
- Strategic sourcing: dit is gericht op het vinden van de juiste leveranciers, het stroomlijnen van de tenderprocessen en het behalen van besparingen.
- Spend analysis: het verkrijgen van inzage in alle uitgaven bij de verschillende leveranciers. Voor iedere organisatie is dit dé methode om het besparingspotentieel in kaart te brengen evenals bijvoorbeeld de afhankelijkheidsrisico’s van bepaalde leveranciers. Deze informatie helpt uiteraard ook in de onderhandeling met leveranciers.
- Supplier relationship management: hebben we goed zicht op onze leveranciers in termen van bedrijfsprofiel, spend, performance en risico’s? Tevens hebben we het hier over de ‘onboarding’ en kwalificatie processen van nieuwe leveranciers die bijdragen in een gezonde supply chain met zicht op eventuele risico’s.
- Contract management: hoe bouwen we onze contracten op en hoe beheren we deze contracten zodat we altijd inzage hebben in de gemaakte afspraken – en dat we deze afspraken ook daadwerkelijk blijven benutten in de inkoopprocessen (maverick spend voorkomen)?
Als we naar deze processen kijken vallen er twee dingen op. Allereerst zie je goed wat het beslag kan zijn op het resultaat van een organisatie, van risico management tot procesverbetering en van focus op savings tot focus op leveranciersrelaties en samenwerkingen. Daarnaast valt op dat al deze processen samen hangen. Een uitgavenanalyse kan een nieuw sourcing event triggeren wat resulteert in nieuwe contracten én nieuwe KPI’s om de leveranciers op te monitoren bijvoorbeeld. We bestrijken daarmee een groot aantal processen binnen een organisatie – die we bij voorkeur digitaliseren om het gemak, de controle en efficiëntie te vergroten.
Bij Procure-to-Pay (of P2O) hebben we ook te maken met een aantal processen. Hier gaat het in de basis om het aan de hand meenemen van eindgebruikers door de inkoopprocessen van een organisatie. Van een simpele bestelling van een willekeurige medewerker binnen een organisatie tot een serieus inkoop-event door een Inkoper:
- Buying: het creëren van een “consumer-grade shopping experience” voor iedereen die goederen of diensten moet inkopen binnen een organisatie. Uiteraard willen we ‘maverick’ spend voorkomen en zorgdragen dat gebruikers maximaal profijt hebben van de afspraken die gemaakt zijn bij de voorkeurleveranciers.
- Invoice management: dit is vaak bij uitstek een inefficiënt proces dat middels automatisering al snel kan resulteren in besparingen in proceskosten tot 60%. Dat is substantieel. Er zijn organisaties die een nagenoeg 100% ‘touchless’ facturatieproces hebben.
- Catalog management: zowel voor koper als verkoper blijven dit belangrijke processen. Hoe stel je als verkopende partij je catalogus beschikbaar voor klanten en hoe zorg je als kopende partij dat je catalogi beschikbaar maakt van de voorkeurleveranciers bij de eindgebruikers?
- Payables: hier wordt de brug geslagen tussen Account Payable, Procurement en Treasury. Dit gaat van betalingsstromen tot creatieve samenwerkingen met leveranciers waarbij de kopende partij bijvoorbeeld kortingsafspraken maakt bij vervroegde betalingen, etc.
Ook hier zien we de samenhang in de processen, van het bieden van de goede digitale winkelervaring aan de eindgebruiker en het plaatsen van bestellingen bij aangewezen leveranciers tot het digitaal binnenkrijgen van facturen en het ‘touchless’ afhandelen hiervan. Het effect op het organisatiesucces is divers: compliance verhogen, ‘buying cycles’ verkorten, proceskosten verlagen, etc.
Goede processen zijn dus erg bepalend in het succes van een organisatie. Zoals aangegeven zien wij dat de aandacht voor procesverbeteringen en professionalisering van het Procurement domein sterk is toegenomen. Bij Compera helpen wij al 10 jaar bedrijven om hun Procurement processen te innoveren en te digitaliseren. De oplossing waar wij de markt mee betreden is SAP Ariba. SAP Ariba dekt namelijk al deze processen af en is als Line-of-Business Cloud oplossing van SAP een aantrekkelijke oplossing voor zowel SAP klanten als niet-SAP klanten.
Wie zijn wij?
Wij geloven in simpele oplossingen voor complexe processen die onze klanten succesvoller maken. Dit kunnen wij omdat wij uw taal spreken, uw processen stimuleren en onze kennis van Procurement en SAP inzetten. Wij leveren consulting services gespecialiseerd op het verbeteren van de inkoopprocessen, gebruikmakend van SAP.
Neem contact met ons op als u benieuwd bent naar de mogelijkheden voor uw organisatie.