Wist u dat de SAP Ariba ‘Procurement Operations Desk’ er niet alleen is voor P2P, maar ook voor Sourcing? De ‘Procurement Desk’ is een geïntegreerd dashboard waar de workload kan worden beheerd en gemonitord met betrekking tot: Winkelwagens, Facturen, Contracten, Leveranciers en dus ook Sourcing Projecten. 

In dit blog wil ik ingaan op een praktijkvoorbeeld van organisaties die een ‘Integrated Suite’ hebben met SAP Ariba Sourcing, SAP Ariba Buying en Guided Buying en die gebruik willen maken van operationele sourcing. 

Praktijkvoorbeeld Sourcing 

Je organisatie wil bijvoorbeeld een RFQ (Offerte aanvraag) uitsturen voor een nieuw analytisch instrument. Voor deze aankoop wil je graag van 3 leveranciers een offerte ontvangen, aangezien dit een erg dure en eenmalige aankoop is. 

Je gaat naar SAP Ariba Guided Buying en opent het formulier waarmee je aanvragen voor dit product kan doen. Als je klaar bent kun je je verzoek indienen en er wordt vervolgens een RFQ gecreëerd in SAP Ariba Sourcing (vanwege de “high touch policy”). Nu kan een Sourcing-medewerker de RFQ oppakken, completeren en naar de leveranciers sturen. Als de leveranciers de biedingen hebben gedaan kan de Sourcing-medewerker een leverancier selecteren die het beste past bij de aanvraag. De RFQ gaat weer terug naar Guided Buying en je kunt vervolgens een winkelwagen aanleggen op basis van de aanvraag.

Probleem

Op het moment dat je je aanvraag indient en de RFQ is gecreëerd in SAP Ariba Sourcing wordt er een notificatie verzonden naar de gebruikers met de autorisatie ‘Event Administrator’. Dit is echter een hele krachtige groep en mag alleen aan gebruikers toegekend worden na goedkeuring van SAP Ariba. In dit geval zullen maar een paar gebruikers in de gehele organisatie deze autorisatie hebben en de notificatie ontvangen aangaande deze RFQ. 

Sourcing medewerkers worden niet op een andere manier op de hoogte gebracht en zullen dus handmatig een zoekactie moeten uitvoeren om de nieuwe aanvragen op te vragen wat erg inefficiënt is. 

Oplossing

Vraag je SAP Ariba DSC om een Service Request in te dienen bij Ariba om de ‘Procurement Operations Desk for Sourcing’ in te schakelen. Wij kunnen vervolgens helpen om deze tool op de meest efficiënte manier in te regelen, door bijvoorbeeld: Automatische taakverdeling naar Sourcing-medewerkers te configureren of SLA’s in te richten. 

Op het moment dat de gebruikers aan de tool zijn toegekend kunnen ze de RFQ’s zien, beheren en eventueel herverdelen naar andere Sourcing medewerkers. Een handmatige zoekactie is dus niet meer nodig.

Het grootste voordeel van deze oplossing is dat ALLE aanvragen worden gemonitord. Geen van de RFQ’s gaat verloren in het systeem als gevolg van miscommunicatie tussen Event Administrators en Sourcing medewerkers. Dit resulteert in een efficiënt proces en tijdige biedingen van je leveranciers.  

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Compera.