Heeft uw inkoopafdeling moeite om het overzicht te bewaren welke inkoper met welke aanvraag bezig is? Komt het bij u ook voor dat inkopers zonder het van elkaar te weten met dezelfde aanvraag bezig zijn?
Dan is er goed nieuws!
Om dit te voorkomen heeft Ariba Queue Management ontwikkeld. Queue Management geeft de inkoopafdeling de mogelijkheid om aanvragen toe te kennen aan één specifieke inkoper. Zo kunnen inkopers nooit meer tegelijkertijd dezelfde aanvraag behandelen. Nieuwsgierig geworden? In dit blog vertel ik u hier graag meer over.
Met Queue Management komen alle aanvragen in één centrale inbox binnen bij de inkoopafdeling. Voordat een inkoper een aanvraag kan behandelen dient deze eerst toegewezen te zijn aan de werkvoorraad van een specifieke inkoper.
De openstaande aanvragen kunnen op diverse wijze worden toegewezen aan de inkoper. Een of meerdere personen (beheerders) binnen de inkoopafdeling kunnen de binnengekomen aanvragen monitoren en de taken toewijzen aan de verschillende inkopers.
Het monitoren van de aanvragen door de beheerders ziet er als volgt uit:
Via de knoppen acties en toewijzen kan een van de inkopers geselecteerd worden. Daarnaast kan iedere inkoper ook zelf openstaande taken bekijken onder “niet-toegewezen items in de wachtrij”. Tevens kan de inkoper nieuwe taken uit de wachtrij ophalen via de knop “haal volgende items op” en via de knop “acties” en vervolgens ophalen.
Door gebruik te maken van de knop “haal volgende items op” haalt de inkoper een vooraf aantal bepaalde taken per keer binnen, de taken die het langst in de wachtrij staan worden als eerste opgehaald. Via “ophalen” uit wachtrij kan iedere inkoper een zelf gekozen taak ophalen.
Via “mijn items” van de takenlijst zijn de toegewezen en opgehaalde taken van de inkoper terug vinden.
Het overzicht van de beheerders geeft weer welke taak aan welke inkoper is toegewezen en ook het aantal dagen dat de inkoper deze taken in de takenlijst heeft staan.
Door gebruik te maken van Queue Management wordt het dus heel overzichtelijk om in kaart te brengen welke taken nog open staan en welke taken zijn toegewezen aan welke inkoper.
Bent u geïnteresseerd in de mogelijkheden van de Queue Management voor uw organisatie? Neem dan contact op met Compera en we vertellen u graag meer over de mogelijkheden.