Bij het afronden van contracten met uw leverancier herkent u het volgende probleem vast wel: de per post of per email verstuurde documenten worden niet of onvolledig ondertekent teruggestuurd. Vervolgens dient het contract weer te worden teruggestuurd naar de leverancier waarna het gehele proces nogmaals moet worden uitgevoerd.
Daarnaast wordt de leverancier belast met het printen, handmatig ondertekenen en scannen van het contract. Vervolgens wordt het digitale contract, vaak in een groot bestandsformaat teruggestuurd. Een proces dat onnodig lang is en zeer foutgevoelig kan zijn.
Door de integratie van Ariba met Adobe Document Cloud eSign Services en docusign kan dit een stuk efficiënter. In deze blog zal ik u het gemak van Ariba Adobe Document Cloud eSign Services laten zien.
Vanaf nu kan een leverancier de ontvangen documenten digitaal ondertekenen en direct terugsturen. Op deze manier wordt het hele proces van contracten ondertekenen een stuk eenvoudiger.
Na het proces van aanleggen van fases, taken, teamleden en documenten dienen de documenten gepubliceerd te worden. Dit zijn de voorwaarden voordat er daadwerkelijk kan worden gestart met het elektronische ondertekening proces.
Na de keuze voor Adobe Document Cloud eSign services kan er worden aangeven door wie het contract ondertekent dient te worden. Tevens kan er een omschrijving worden meegegeven en daarnaast kan het document worden beveiligd met een password. Vervolgens wordt het document naar de leverancier verstuurd.
Na het openen van de email, wordt de leverancier doorgelinkt naar de Adobe omgeving om het document in te zien en indien akkoord met de voorwaarden en eisen te ondertekenen. Met de muis of via de mousepad kan het document ondertekent worden. Hierna wordt het ondertekende document teruggestuurd.
Zonder deze ondertekening zal het document niet worden teruggestuurd.
Onder de tab “tasks” is na de ondertekening te zien dat de taak “signature for Pricing” de status “signed” heeft.
U kunt het ondertekende document benaderen via het betreffende contract. Daarnaast heeft u in uw persoonlijke Adobe Document Cloud diverse mogelijkheden met betrekking tot het beheren van uw documenten.
Naast de hierboven genoemde opties zijn er nog vele andere mogelijkheden middels de integratie van Ariba met Adobe Document Cloud eSign Services. Nieuwsgierig geworden of uw contract ondertekening proces ook gestroomlijnd kan worden met behulp van deze integratie? Neem dan gerust contact op met Compera voor meer informatie.