Wist u dat het automatisch verwerken van facturen de kosten met 60 procent kan reduceren? In deze blog beschrijven we hoe u kunt profiteren van ‘smart invoicing’ via het Ariba Netwerk – één digitaal kanaal voor al uw binnenkomende facturen.

Het Ariba Netwerk is de centrale koppeling tussen u en uw leveranciers. Het is een e-commerce netwerk voor bedrijven. Een e-commerce netwerk werkt anders dan 1:1/EDI verbindingen met uw leveranciers. Het realiseren van 1:1 verbindingen is veelal een complex en tijdrovend proces. Vaak beperken deze verbindingen zich tot enkel de belangrijkste leveranciers. Met het Ariba Netwerk koppelt u eenmalig en vervolgens kunt u veel samenwerkingen aangaan met uw leveranciers gebruikmakend van gestandaardiseerde processen en bedrijfsregels. Het koppelen en samenwerken met leveranciers wordt op deze manier laagdrempelig – vooral als we dit benutten voor de omgang met facturen.

SAP Ariba biedt ‘smart invoicing’. Het netwerk is slim omdat het bijvoorbeeld automatisch controleert of de factuur klopt, nog vóórdat deze naar u wordt verstuurd. Leveranciers krijgen automatisch een melding als de factuur onvolledig of incorrect is. Het Ariba Netwerk zorgt er dus voor dat onjuiste facturen niet automatisch in uw workflow of systeem komen. Stelt u zich eens voor als u alle facturen op deze manier kunt verwerken?

Het Ariba Netwerk biedt daarnaast een verscheidenheid aan koppelingsmogelijkheden voor de leverancier, van eenvoudig (“Light Account”) tot geavanceerde systeem-tot-systeem integraties. De onderstaande afbeelding toont een aantal mogelijkheden inclusief de wijze waarin facturen kunnen worden verwerkt. We zullen kort stilstaan bij de zogenoemde ‘PO-flip’ en de nieuwe ‘PDF Uploader’ functie die de brug slaat met leveranciers die graag hun eigen facturatiesoftware gebruiken.

“Light Accounts” zijn zonder kosten voor de leverancier. Deze vorm van koppelen is ideaal voor leveranciers waar u niet dagelijks mee samenwerkt (bijvoorbeeld uw tail-spend). De vorm van samenwerking werkt voor de leverancier eenvoudig via e-mail en web browsers. Een leverancier registreert zich eenmalig en kan vervolgens bestellingen ontvangen, bevestigen, facturen aanmaken en facturen terugsturen. Ze maken hierbij gebruik van het Ariba Netwerk portaal – die tevens controleert of de facturen volledig en correct zijn. In een andere blog van ons kunt u meer lezen over “Light Account”.

Een nieuwe toevoeging van SAP Ariba is de PDF Uploader. De PDF Uploader is een nieuw kanaal op het Ariba Netwerk voor leveranciers om facturen op aan te bieden vanuit hun eigen facturatiesysteem op basis van PDF en e-mail. Factuurgegevens worden automatisch uitgelezen van de PDF en vertaald naar een cXML document op het Ariba Netwerk die naar uw systeem wordt gestuurd. De leverancier hoeft in alleen het e-mailadres aan te passen naar het e-mailadres van uw bedrijf op het Ariba Netwerk.*

Neem contact met ons op als u meer wilt weten over e-Facturen met SAP Ariba en als u benieuwd bent hoe u uw ERP systeem kunt koppelen aan het Ariba Netwerk.

* Neemt u alstublieft contact op met Compera of SAP Ariba om de Nederlandse beschikbaarheid te controleren. Deze hangt af van “SAP Ariba’s release schedule”.