Ziekenhuizen staan onder druk om de beste zorg te leveren. Tegelijkertijd moeten ze ook hun budgetten streng bewaken. De sleutel tot een sluitend budget is een efficiënt bestel- en inkoopproces. Juist daar zit nog veel ruimte voor verbetering. Denk maar eens aan tijdrovende administratieve handelingen die de inkoopafdeling afleiden van haar core business: komen tot kostenbesparende deals. Hoe zorg je ervoor dat je werknemers zich volledig kunnen richten op hun primaire taak? De oplossing ligt in procesverbetering.

Administratieve rompslomp: een bottleneck voor inkoopafdelingen

Je herkent het ongetwijfeld: slechts enkele medewerkers op jouw afdeling hebben toegang tot het bestelsysteem. Het is bijvoorbeeld te duur om aan ieder personeelslid een licentie te verschaffen, of het systeem is te geavanceerd om elke medewerker apart te instrueren. Het gevolg? Collega’s versturen hun verzoeken voor producten en diensten individueel via e-mail, of bieden een handgeschreven lijst aan bij de afdeling inkoop. Ook regelen ze hun benodigdheden zelf, rechtstreeks met de leverancier, zonder de juiste afdeling in te lichten.

Uitvoeren van bestellingen, het goed- en afkeuren van orders, het verwerken van al die losse aanvragen: de inkoopafdeling is relatief veel tijd kwijt aan handmatige taken. En dat levert weinig op. Sterker nog: doordat bestelprocessen nu vaak complex en tijdsintensief zijn, besteden ziekenhuizen meer geld dan nodig aan producten en diensten. Er liggen zorgvuldig onderhandelde contracten bij leveranciers die zorgen voor een goedkoper aanbod. Toch worden die niet altijd volledig benut. Bestellingen worden bijvoorbeeld niet via de juiste wegen en contracten afgehandeld. Zonde, maar begrijpelijk. Voor ziekenhuizen ligt de aandacht ten eerste bij de patiënt. Het zou dus ideaal zijn als secundaire processen niet alleen ondersteunend werken, maar bovenal gemak bieden. Dat is nu echter niet altijd het geval.

Traditionele ERP-systemen bieden geen houvast voor inkoopafdelingen

Een ander struikelblok is het handmatig overnemen van aanvragen in het ERP-systeem. Deze werkwijze is gevoelig voor fouten en leidt tot niet kloppende bestellingen, foutieve facturen, verkeerde betalingen en meer. Al met al snoept een dergelijke manier van werken veel tijd op van strategische werkzaamheden. Helaas bieden traditionele ERP-systemen hier geen houvast of oplossing voor. De software is niet primair gericht op bestelopdrachten van aanvragers en daardoor moeilijk te bedienen door medewerkers. Het verbeteren van de processen, digitaliseren en automatiseren zijn daarom de eerste stappen naar efficiëntie. Wat levert het op? En hoe valt dit bij je medewerkerspopulatie?

Met een paar klikken een bestelling doen

De perceptie is dat medewerkers niet staan te springen om verandering. Maar is dit wel terecht? De uitkomst van een digitaliseringstraject biedt ze immers een stuk onafhankelijkheid, minder werkdruk en meer tijd voor hun belangrijkste taak: de zorg. Een inkoop- en bestelspecifiek systeem brengt dan ook veel voordelen met zich mee.

Denk maar eens aan een zorgspecifieke winkelwagen-oplossing zonder restricties op het aantal gebruikers. De interface is vergelijkbaar met een webshop. Dit betekent dat elke medewerker die bol.com kan hanteren, ook overweg kan met het nieuwe bestelsysteem. En, medewerkers bestellen niet langer buiten leverancierscontracten om.

Uiteraard kleven er veel meer voordelen aan de oplossing. Het ondersteunt ook diverse zorgspecifieke processen met onder meer bruikleenbestellingen en retourbestellingen. Daarnaast kun je op een laagdrempelige manier digitaal samenwerken en transacties verrichten met leveranciers binnen en buiten de zorg. Ook voor de inkoopafdeling is het systeem een verademing: met een paar muisklikken heeft inkoop direct inzicht in contracten, uitgaven en andere informatie. Het bestelproces ligt dankzij de oplossing decentraal. Dit zorgt voor een verminderde werkdruk voor inkoop. Zo wordt er echt een efficiëntieslag gemaakt.

Niet alleen nieuwe systemen kunnen leiden tot gemor op de werkvloer. Werknemers worden ook niet enthousiast van de implementatietrajecten die gepaard gaan met het in gebruik nemen van nieuwe software. Hoewel niemand daar omheen kan, zorgt intensieve begeleiding in de vorm van changemanagement er wel voor dat innovatie snel omarmd wordt. Hoe je dat doet? Daar zijn een aantal stappen voor die je kunt nemen.

Betrek medewerkers in het transformatieproces

Als je gaat digitaliseren is het belangrijk dat je aan een aantal voorwaarden voldoet. Overdonder je werknemers niet. Licht ze tijdig in en betrek ze bij het transformatieproces. Op deze manier kunnen zij hun eigen ervaringen inzetten om te helpen bij het realiseren van een gebruiksvriendelijk en doordacht resultaat.

Tot slot is het van belang dat je collega’s zélf de voordelen van digitalisering ontdekken. Iedere inkoper wordt blij van een geactualiseerd besteloverzicht dat binnen enkele seconden op het scherm wordt getoverd. En wanneer jouw inkoopafdeling daadwerkelijk meer ruimte krijgt om meer strategische werkzaamheden te verrichten – en zich dus kan focussen op het uitonderhandelen van zorgcontracten – zal deze ongetwijfeld een gat in de lucht springen. Niemand zit te wachten op omslachtige administratieve taken. Het uiteindelijke resultaat van procesverbetering en automatisering? Meer grip op zorgbudgetten. En meer ruimte voor betere zorg.

Benieuwd of deze oplossing iets kan betekenen op jouw werkvloer? Bekijk de mogelijkheden of neem contact met ons op.